Ön muhasebe nedir, resmî muhasebeden farkı ne?

Bir faturayı kesip muhasebeciye gönderdiğiniz, kasayı akşam saydığınız, "Mehmet Bey'in borcu ne kalmıştı?" diye deftere baktığınız her an ön muhasebe yapıyorsunuz. Adını koymasanız da işletmenin günlük parası ve belgesi bu işle düzende kalır.

Bu yazıda ön muhasebenin neleri kapsadığını, resmî muhasebeden nerede ayrıldığını ve muhasebecinize ne vermeniz gerektiğini örnekle anlatıyoruz.

Ön muhasebe neleri kapsar?

Ön muhasebe, işletmenin parasının ve belgesinin günlük kaydıdır: kim ne aldı, ne ödedi, kasada ne var, rafta ne kaldı. Altı ana parçası var:

• Fatura ve fişler: kestiğiniz satış faturaları ve fişler, size gelen alış faturaları. Muhasebecinin ay sonunda istediği belgelerin hepsi buradan çıkar.
• Kasa ve banka: Nakit girişler ve çıkışlar kasaya, kart ve havale bankaya yazılır. Akşam kasa sayılır, bakiyeyle karşılaştırılır. Ayrıntısı kasa defteri nasıl tutulur yazısında.
• Cari hesaplar: veresiye sattığınız müşterinin ve vadeli aldığınız tedarikçinin borç ve alacağı. Borç, alacak ve bakiyenin nereye yazıldığını cari hesap nedir yazısında örnek ekstreyle anlattık; Excel'de tutmak için cari hesap takibi şablonu hazır.
• Stok: satılan ürünün ve kullanılan malzemenin giriş ve çıkışı, kalan miktar. Formülleriyle hazır bir tablo Excel'de stok takibi yazısında.
• Çek ve senet: aldığınız ve verdiğiniz çek ve senetlerin vadeleri.
• Gelir gider raporu: ay sonunda ne kadar kazanıp ne kadar harcadığınız. Kendiniz hazırlamak isterseniz gelir gider tablosu yazısında ücretsiz Excel şablonu var.

Ön muhasebe ile resmî muhasebe arasındaki fark nedir?

Ön muhasebe işletmenin kendisi içindir; resmî muhasebe devlet içindir. İlki günlük kararı kolaylaştırır, ikincisi vergi kanunlarının istediği defterleri ve beyannameleri üretir. Aynı belgelerden beslenirler ama farklı sorulara cevap verirler:

Resmî tarafta hangi defterin tutulacağını işletmenin türü belirler: Bilanço esasında yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri; işletme hesabı esasında işletme defteri tutulur. Serbest meslek erbabı serbest meslek kazanç defteri tutar; basit usulde vergilendirilen esnaf ise defter tutmaz, alış ve satış belgelerini saklar. Hangisine tabi olduğunuzu muhasebeciniz söyler. Ön muhasebe bu defterlerin yerine geçmez; onlara giden belgelerin eksiksiz ve zamanında hazır olmasını sağlar.

Örnek: bir berberin cuma günü ön muhasebede

İki personelle çalışan bir berberin 9 Ekim Cuma günü şöyle geçsin: Gün boyunca hizmet ve ürün satışından ₺3.230 nakit, ₺6.250 kartla ödeme alındı; öğlen ₺1.150'ye tıraş bıçağı alındı, öğleden sonra ₺1.840'lık elektrik faturası bankadan ödendi; bir müşteri ₺450'lik işini "hafta sonu öderim" diyerek veresiye yaptırdı. Bu günün hareketleri iki yere ayrılır:

Hareket	Ön muhasebede	Muhasebeciye giden
Nakit ve kartlı satışlar	Kasaya ₺3.230, bankaya ₺6.250; personelin işlemi ve primi	Kesilen fiş ve faturalar, POS dökümü
Tıraş bıçağı alımı	Kasadan ₺1.150 çıkış, stoğa 5 paket giriş	Alış faturası
Elektrik faturası	Bankadan ₺1.840 çıkış, "Fatura" gideri	Fatura ve banka dökümü
Veresiye iş	Müşterinin carisine ₺450 borç	İş için kesilen belge
Akşam kasa sayımı	Beklenen ve sayılan nakit, fark	Gitmez; işletmenin iç kontrolüdür

• Nakit satışKasaya giriş₺3.230
• Kartlı satışBankaya giriş₺6.250
• Tıraş bıçağıKasadan çıkış₺1.150
• Elektrik faturasıBankadan çıkış₺1.840
• Veresiye işMüşterinin carisine borç₺450

Turuncu giren, mavi çıkan para; lacivert, henüz tahsil edilmemiş veresiye.

Tablodaki ön muhasebe sütununa dikkat edin: Kasa sayımı, personel primi ve "kim ne kadar borçlu" listesi muhasebeciye gitmez ama işletmeyi en çok onlar korur. Ön muhasebenin asıl kazancı burada.

Ön muhasebeyi kim yapar?

Küçük işletmede çoğu zaman işletme sahibinin kendisi ya da kasadaki çalışan yapar. İşletme büyüdükçe bu iş için çoğu yerde bir ön muhasebe elemanı alınır. Mali müşavir ise resmî tarafı üstlenir: Belgeleri deftere işler, beyannameleri verir, vergi takvimini takip eder. İki taraf ne kadar düzenli konuşursa ay sonu o kadar kısa sürer.

Defterle, Excel'le ya da ön muhasebe programıyla

Üçü de iş görür; fark, işin hacmi arttıkça ne kadar zaman aldığında. Defter tek kişiye ve az harekete yeter. Excel'de toplamlar formülle hesaplanır ama kasa, cari ve stok ayrı sayfalarda kalır, birini güncelleyip ötekini unutmak kolaydır. Bir ön muhasebe programı bu parçaları birbirine bağlar: Satışı bir kez girersiniz; kasaya, stoğa ve gerekiyorsa müşterinin carisine birlikte yazılır.

Programı seçerken sorulacak soru, programın sizin işinizi bilip bilmediğidir. Araç kiralamada araç kartı ve belge tarihleri, dövme stüdyosunda kapora ve seans, berberde personel primi ön muhasebenin parçasıdır; genel programlar bunları çoğu zaman ayrı bırakır.

Ay sonunda muhasebecinize ne gönderirsiniz?

1. Satış belgeleri: kestiğiniz faturalar ve fişler, gün sonu ve POS raporları. E-fatura ve e-arşiv kullanıyorsanız bunlar sistemde zaten durur.
2. Alış belgeleri: mal, malzeme ve hizmet aldığınız her yerin faturası. Fişi kaybolan gider çoğu zaman gider yazılamaz.
3. Banka dökümleri: işletme hesabının aylık dökümü; kartla gelen ve havaleyle giden her şey burada görünür.
4. Personel bilgisi: işe giriş ve çıkışlar, ödenen maaş ve prim. Prim hesabını ön muhasebede tuttuysanız liste hazırdır.
5. Açık cari ve stok durumu: Yıl sonunda özellikle istenir; envanter ve alacak listesi bunlardan çıkar.

Defter ve belgelerin, ilgili oldukları yılı izleyen yıldan başlayarak beş yıl saklanması gerekir (Vergi Usul Kanunu, madde 253). Tacirler için Türk Ticaret Kanunu ticari defter ve belgelerde on yıl ister (madde 82); şirketseniz bu süreyi esas alın. Kâğıt belgeleri ay ay klasöre ayırmak, sonradan aranan bir faturayı dakikada bulmanızı sağlar.

Ön muhasebe hakkında sık sorulanlar

Ön muhasebe programı resmî muhasebenin yerine geçer mi?

Hayır. Ön muhasebe programı işletmenin günlük kaydını tutar; yasal defterler ve beyannameler çoğu işletmede mali müşavirin işidir. Program, muhasebecinize giden belgelerin ve listelerin düzenli ve eksiksiz olmasını sağlar.

Ön muhasebe için muhasebe bilgisi gerekir mi?

Gerekmez. Satışı, gideri, tahsilatı ve stok hareketini doğru yere yazmanız yeter. Borç ve alacak gibi terimler cari hesapta karşınıza çıkar; onları da birkaç örnekle öğrenirsiniz.

Ön muhasebe ile e-fatura arasında ne ilişki var?

E-fatura, iki e-fatura kullanıcısı arasında elektronik ortamda düzenlenen resmî faturadır; alıcı e-fatura kullanıcısı değilse, örneğin son tüketiciyse, fatura e-arşiv olarak düzenlenir. Ön muhasebe programı e-fatura bağlantısıyla bu faturaları satışla birlikte keser; kesilen fatura hem müşterinin carisine hem satış raporuna yazılır.

Şahıs işletmesi ön muhasebe tutmak zorunda mı?

Kanun ön muhasebeyi ayrıca zorunlu tutmaz; zorunlu olan, belgelerin düzenlenip saklanması ve işletmenin tabi olduğu usule göre yasal defterlerdir; basit usuldeki esnaf defter tutmaz ama belgelerini saklar. Ön muhasebe bu yükümlülükleri yerine getirmeyi kolaylaştırır ve size kasa, cari ve kâr bilgisini her gün verir.