Cari hesap takibi Excel'de nasıl yapılır? Formüller ve şablon.

Veresiye defterinden Excel'e geçen çoğu işletme her müşteriye bir sayfa açar. Müşteri sayısı yirmiyi geçince sayfalar arasında kaybolursunuz ve "kim ne kadar borçlu" sorusunun cevabı için hepsini tek tek açmanız gerekir. Doğrusu iki sayfadır: bir cari listesi ve bütün hareketlerin yazıldığı tek bir sayfa.

Borç, alacak ve bakiyenin ne olduğunu bilmiyorsanız önce cari hesap nedir yazısına bakın; bu yazı Excel'deki kuruluma odaklanıyor.

Excel'de cari hesap için hangi sayfalar gerekir?

Cariler sayfası kimle çalıştığınızı, hareketler sayfası aranızda ne olduğunu tutar. Her carinin toplam borcu, toplam alacağı ve bakiyesi cariler sayfasında formülle hesaplanır; hareketler sayfasında her satırın yanında da o carinin o tarihteki bakiyesi yürür.

Hareket hangi sütuna yazılır?

Müşteri carisinde veresiye satış borç, tahsilat alacak sütununa yazılır. Tedarikçi carisinde yön terstir: Vadeli alış alacak, tedarikçiye yaptığınız ödeme borç sütununa. Bakiye borç tarafındaysa (B) karşı taraf size borçludur; alacak tarafındaysa (A) siz ona borçlusunuz ya da müşteri kapora vermiştir.

Bakiye formülleri

Cariler sayfasında 6. satırdaki carinin toplam borcu, hareketlerde o carinin borç sütununu toplar; toplam alacak aynı formülün alacak sütunuyla yazılır:

E6:  =ÇOKETOPLA(Hareketler!$D$6:$D$205;Hareketler!$B$6:$B$205;A6)
F6:  =ÇOKETOPLA(Hareketler!$E$6:$E$205;Hareketler!$B$6:$B$205;A6)
G6:  =MUTLAK(E6-F6)
H6:  =EĞER(E6>F6;"B";EĞER(E6<F6;"A";"-"))

Hareketler sayfasındaki yürüyen bakiye, ilk satırdan o satıra kadar yalnız aynı carinin hareketlerini toplar. Aralığın başı sabit ($D$6), sonu satırla birlikte iner (D11):

=ÇOKETOPLA($D$6:D11;$B$6:B11;B11)-ÇOKETOPLA($E$6:E11;$B$6:B11;B11)

Sonuç artıysa bakiye borç, eksiyse alacaktır. Şablonda tutarı mutlak değerle, yönünü yanındaki B ya da A sütunuyla gösterdik. İngilizce Excel'de SUMIFS, ABS ve IF kullanılır; ayıracı Windows'un bölge ayarı belirler.

Örnek: bir müşteri ve bir tedarikçi

Hareketler sayfasında iki cari karışık sırayla durur; yürüyen bakiye her birini ayrı izler. Örnek Yapı Ltd. Şti. bir araç kiralama firmasının kurumsal müşterisi, Örnek Kozmetik bir berberin toptancısı:

Tarih	Cari	Açıklama	Borç	Alacak	Bakiye
2 Eylül	Örnek Yapı	Eylül kirası	₺36.000		₺36.000 B
15 Eylül	Örnek Yapı	Havale		₺20.000	₺16.000 B
30 Eylül	Örnek Yapı	Hasar bedeli	₺4.500		₺20.500 B
1 Ekim	Örnek Kozmetik	Vadeli ürün alışı		₺8.400	₺8.400 A
2 Ekim	Örnek Yapı	Ekim kirası	₺36.000		₺56.500 B
5 Ekim	Örnek Yapı	Havale		₺30.000	₺26.500 B
6 Ekim	Örnek Kozmetik	Ödeme, havale	₺5.000		₺3.400 A

₺36.000 B₺16.000 B₺20.500 B₺56.500 B₺26.500 B

2 Eyl15 Eyl30 Eyl2 Eki5 Eki

Kira ve hasar bedeli bakiyeyi yükseltir, havale düşürür. Son bakiye ₺26.500 B. Noktalar işlem sırasıyla dizildi; aralar zaman ölçeğinde değil.

Cariler sayfasında Örnek Yapı'nın bakiyesi ₺26.500 B, Örnek Kozmetik firmasının ₺3.400 A görünür: Müşteri size ₺26.500, siz toptancıya ₺3.400 borçlusunuz.

Bir müşterinin ekstresini çıkarmak

Hareketler sayfasında başlık satırını seçip "Veri" menüsünden "Filtre"yi açın, Cari sütununda yalnız o müşteriyi seçin. Görünen satırlar müşterinin ekstresidir; yürüyen bakiye filtreden etkilenmediği için son satır güncel bakiyeyi gösterir. Bu görünümü yazdırıp ya da PDF olarak kaydedip müşteriye gönderebilirsiniz.

Excel ne zaman yetmez?

Excel cari tablosu iki şeyi kendiliğinden yapmaz: Tahsilatı kasaya yazmaz, vadesi geçeni hatırlatmaz. Tahsilatı iki yerden birine yazmayı unutunca ödemesini yapmış müşteriye hatırlatma gider. Bir cari hesap programı tahsilatı bir kez girdiğinizde cariye ve kasaya birlikte işler, ödeme günü geçenleri gün sayısıyla listeler. Kasa tarafını kasa defteri yazısında anlattık.

Excel'de cari hesap takibi hakkında sık sorulanlar

Excel'de her müşteriye ayrı sayfa açmak doğru mu?

Az müşteride iş görür ama müşteri arttıkça "kim ne kadar borçlu" sorusu için bütün sayfaları açmanız gerekir. Tek bir hareketler sayfası ve formülle hesaplanan bir cari listesi hem toplamı hem tek tek bakiyeleri gösterir.

Yürüyen bakiye formülü neden satır satır değişiyor?

Formülün aralığı ilk satırda sabit başlar, bulunduğu satırda biter. Böylece her satır yalnız o tarihe kadarki hareketleri ve yalnız aynı carinin hareketlerini toplar.

Kapora Excel'de nasıl yazılır?

Kapora müşterinin ilk ödemesidir; alacak sütununa yazılır. İş yapılıp bedeli borç sütununa girildiğinde kapora bundan düşülmüş olur, kalan tutar müşterinin borcu olarak görünür.

Excel cari tablosu telefondan kullanılır mı?

Dosyayı OneDrive ya da Google Drive'a koyarsanız telefondaki Excel ya da E-Tablolar uygulamasıyla açılır. Aynı anda iki kişi yazarsa satırlar karışabileceği için girişi tek kişiye bırakmak güvenlidir.