Kasa ve gelir-gider
Kasa defteri nasıl tutulur? Örnek sayfa ve ücretsiz Excel
Kısa cevap
Kasa defteri, işletmenin kasasına giren ve çıkan nakdi tarih sırasıyla yazdığı defterdir. Her satıra tarih, açıklama, ödeme şekli ve giriş ya da çıkış tutarı yazılır, bakiye satır satır yürür. Gün sonunda çekmecedeki para sayılır, defterdeki bakiyeyle karşılaştırılır; fark varsa aynı gün aranır.
Akşam çekmecedeki parayı sayıp "sabah şu kadardı, bugün şu kadar sattık, şunu ödedik" diye hesap yapıyorsanız kasa defterini kafanızda tutuyorsunuz demektir. Kâğıda ya da Excel'e geçirdiğinizde "Fark nereden çıktı?" sorusu dakikalar içinde cevaplanır.
Kasa defteri ne işe yarar?
Kasa defteri, kasaya giren ve çıkan nakdi tarih sırasıyla yazıp her satırda kasada ne kalması gerektiğini gösteren defterdir. Asıl işi, akşam yapılan sayımla karşılaştırılacak bir rakam üretmektir: Defterdeki bakiye ile çekmecedeki para aynıysa kasa tutmuştur.
Kasa defteri Vergi Usul Kanunu'nun zorunlu tuttuğu defterlerden biri değildir. Zorunlu olanlar bilanço esasında yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri; işletme hesabı esasında işletme defteridir. Onları çoğu zaman muhasebeciniz tutar; basit usuldeki esnaf ise defter tutmaz, belgelerini saklar. Kasa defteri işletmenin kendi kontrolü içindir, tasdik ettirilmez. Günlük kayıtla resmî kaydın farkını ön muhasebe nedir yazısında anlattık.
Kasa defterinde hangi sütunlar olur?
| Sütun | Ne yazılır | Neden |
|---|---|---|
| Tarih ve saat | Hareketin olduğu an | Fark arandığında hangi saatte ne olduğunu gösterir |
| Açıklama | "Saç ve sakal, Emre", "Tıraş bıçağı, 5 paket" | Satırı sonradan tanımak için |
| Tür | Satış, tahsilat, malzeme, kira, fatura | Ay sonunda gideri türlere ayırmak için |
| Ödeme şekli | Nakit, kart ya da havale | Kasaya yalnız nakit girer; kart ve havale bankaya |
| Giriş ve çıkış | Tutar, hangisiyse o sütuna | Toplamlar ayrı tutulur, karışmaz |
| Bakiye | Kasada olması gereken nakit | Akşam sayımla karşılaştırılır |
Örnek kasa defteri sayfası
İki personelli bir berberin 9 Ekim Cuma günü. Sabah kasada perşembeden devreden ₺1.500 var. Örnekte gün boyu yapılan nakit satışları tek satırda topladık; gerçek defterde her satış ayrı satırdır. Aynı günün panelde nasıl göründüğünü berber ve kuaför programı sayfasında gösterdik.
| Saat | Açıklama | Giriş | Çıkış | Bakiye |
|---|---|---|---|---|
| 09.30 | Açılış, perşembeden devirNakit | ₺1.500 | ₺1.500 | |
| 10.05 | Çay ve suNakit | ₺180 | ₺1.320 | |
| 12.15 | Tıraş bıçağı, 5 paketNakit | ₺1.150 | ₺170 | |
| 14.30 | Elektrik faturasıHavale, bankadan | ₺1.840 | ₺170 | |
| 21.00 | Günün nakit satışlarıNakit | ₺3.230 | ₺3.400 | |
| 21.00 | Günün kart satışlarıKart, bankaya | ₺6.250 | ₺3.400 |
Örnekte nakit satışları akşam tek satırda topladığımız için çizgi 21.00'de yükselir. Noktalar işlem sırasıyla dizildi; aralar zaman ölçeğinde değil.
Elektrik faturası ve kartlı satışlar bakiyeyi değiştirmiyor, çünkü çekmeceye girip çıkmıyorlar; bankadan geçiyorlar. Akşam sayımda ₺3.400 çıkarsa kasa tutmuştur. Defterdeki bakiye ertesi sabahın açılışı olur.
Kasa defteri adım adım nasıl tutulur?
- Güne açılışla başlayın. Dünkü kapanış bakiyesini ilk satıra devir olarak yazın. Sabah yeniden saymanız gerekmez; şüphe varsa sayıp karşılaştırın.
- Her nakit hareketi anında yazın. Satışı, para üstünü değil tahsil edilen tutarı; gideri de fişi elinizdeyken yazın. Akşama bırakılan küçük gider unutulur.
- Kart ve havaleyi ayrı işaretleyin. Bunlar kasaya değil bankaya girer. Aynı sütuna yazılırsa kasa fazla görünür, akşam "eksik" çıkar.
- Akşam kasayı sayın. Çekmecedeki parayı sayıp defterdeki bakiyenin yanına yazın, farkı hesaplayın.
- Farkı aynı gün kapatın. Fark varsa günün satırlarına bakın; bulamazsanız "kasa farkı" diye ayrı bir satır açıp nedenini not alın. Ertesi güne açıklanmamış fark devretmeyin.
Kasa farkı çıkarsa nereye bakılır?
- Kartla alınıp nakit yazılan ödeme: En sık sebeptir. Kasa eksik görünür, POS raporu fazla. Gün sonu POS toplamını kart satırlarıyla karşılaştırın.
- Yazılmayan küçük gider: çay, kargo, bozuk para için verilen tutar. Fark çoğu zaman küçük ve yuvarlaktır.
- Para üstü hatası: Fark küçük ve yuvarlak değilse para üstüne bakın.
- Kasadan alınan avans ya da şahsi harcama: İşletme sahibinin kasadan aldığı para da satır ister; yazılmazsa kasa her zaman eksik çıkar.
Ücretsiz kasa defteri Excel şablonu
Şablonda yukarıdaki örnek gün yazılı. Bakiye sütunu, o satıra kadarki nakit girişlerden nakit çıkışlar düşülerek kendiliğinden hesaplanır; kart ve havale satırları bakiyeyi değiştirmez. Sağdaki "Gün sonu sayımı" kutusuna sayılan tutarı yazınca fark çıkar, bankaya giren ve çıkan da ayrıca toplanır.
Kasa defteri sayfası, gün sonu sayım kutusu ve açılır listeli tür ve ödeme şekli sütunları; örnek gün yazılı. Excel dosyası, 14 KB.
Şablonu indirinDefterden programa ne zaman geçilir?
Günde birkaç nakit hareketi olan işletmede defter yeter. Satış sıklaştığında, kasada birden çok kişi çalıştığında ya da kasayı dükkânda değilken görmek istediğinizde, her satışı bir kez girip kasaya kendiliğinden yazan bir kasa ve gelir gider programı işi kısaltır. Kasa sayımını kendi rakamlarınızla kasa programı sayfasındaki hesapta da deneyebilirsiniz.
Kasa defteri hakkında sık sorulanlar
Kasa defteri tutmak zorunlu mu?
Hayır. Kasa defteri Vergi Usul Kanunu'nun zorunlu tuttuğu defterler arasında değildir ve tasdik ettirilmez. Zorunlu olan yevmiye, kebir ve envanter defteri ya da işletme defteridir; onları muhasebeciniz tutar. Kasa defteri işletmenin günlük kontrolü içindir.
Kartla alınan ödeme kasa defterine yazılır mı?
Yazılabilir ama nakit bakiyesini değiştirmemelidir; kartla alınan para bankaya girer. En doğrusu ödeme şeklini ayrı sütunda tutmak: Gün sonunda nakit kasayla, kart POS raporuyla karşılaştırılır.
Kasa defteri ile işletme defteri arasındaki fark nedir?
İşletme defteri, işletme hesabı esasına tabi mükelleflerin tuttuğu yasal defterdir; gelir ve giderler vergi için buraya yazılır; defteri çoğu zaman muhasebeciniz tutar. Kasa defteri yalnız nakdi izler ve işletmenin iç kontrolüdür.
Kasa defteri günlük mü tutulur, aylık mı?
Günlük. Her nakit hareket olduğu an yazılır, gün sonunda sayımla kapatılır. Ay sonunda günlük sayfalar toplanarak aylık nakit girişi ve çıkışı görülür.