Ön muhasebe
Cari hesap nedir? Borç, alacak ve bakiye örnekli
Kısa cevap
Cari hesap, işletmenin bir müşteri ya da tedarikçiyle arasındaki borç ve alacağı tarih sırasıyla tuttuğu hesaptır. Müşteriye veresiye satışta borç, müşteriden gelen ödemede alacak yazılır; tedarikçi carisinde yön terstir: vadeli alış alacağa, ödeme borca yazılır. İkisinin farkı bakiyedir ve “kim kime ne kadar borçlu” sorusunun cevabını verir.
Bir müşteriye ay sonunda ödeme sözüyle iş yaptıysanız ya da toptancıdan malı “sonra öderim” diyerek aldıysanız, bir cari hesabınız zaten var. Mesele, onu nerede tuttuğunuz: defterde, Excel'de, WhatsApp mesajlarında ya da yalnız aklınızda.
Cari hesap, ön muhasebenin temel parçalarından biridir. Satışı ve tahsilatı aynı kişinin adı altında toplar. Hesabın sonunda tek bir tutar kalır.
Cari hesap ne işe yarar?
Cari hesap, kimden ne alacağınızı ve kime ne borcunuz olduğunu kişi kişi, tek bakışta gösterir. Her müşteri ve tedarikçi için ayrı tutulur, aradaki alışverişi ve ödemeleri tarih sırasıyla toplar. “Cari” kelimesi akan, akmakta olan anlamına gelir: hesap tek bir satışla kapanmaz, ilişki sürdükçe yeni hareketler eklenir.
İki yönü var:
- Müşteri carisi: size borçlu olanları gösterir. Kurumsal müşteriye aylık faturalanan kiralama ya da sonra ödenecek bir hizmet bu hesaba yazılır.
- Tedarikçi carisi: sizin borçlu olduklarınızı gösterir. Vadeli alınan yedek parça, mürekkep ya da bakım ürünü burada durur.
İşletmeniz bilanço esasına göre defter tutuyorsa muhasebeciniz müşterileri 120 Alıcılar, tedarikçileri 320 Satıcılar hesabında izler. İşletme defteri tutan küçük işletmede bu hesap numaraları kullanılmaz; kimin ne kadar borçlu olduğu ön muhasebedeki caride kalır. Sizin tuttuğunuz cari günlük işin hesabıdır: kim ne aldı, ne ödedi, ne kaldı. Resmî defterin yerine geçmez, muhasebecinize de doğru bilgi taşır.
Ekonomi haberlerindeki “cari açık” başka bir şeydir: ülkenin ödemeler dengesindeki cari işlemler hesabının (mal ve hizmet ticareti, yurt dışıyla gelir akışları) eksi vermesidir. İşletmenin cari hesabıyla ilgisi yoktur.
Borç, alacak ve bakiye ne demek?
Borç sütununa karşı tarafın sizden aldığı değer yazılır: veresiye sattığınız mal ya da hizmet, ona yaptığınız ödeme. Alacak sütununa karşı tarafın size verdiği değer yazılır: ondan gelen tahsilat ya da ondan vadeli aldığınız mal. Bakiye, iki sütunun farkıdır.
Yön, kimin carisine baktığınıza göre değişir. Aşağıdaki tablo, en sık dört hareketin nereye yazıldığını gösteriyor:
| Hareket | Nereye yazılır? | Sonuç |
|---|---|---|
| Müşteriye veresiye satış | Müşteri carisinde borç | Müşterinin size borcu artar |
| Müşteriden tahsilat | Müşteri carisinde alacak | Müşterinin borcu azalır |
| Tedarikçiden vadeli alış | Tedarikçi carisinde alacak | Sizin tedarikçiye borcunuz artar |
| Tedarikçiye ödeme | Tedarikçi carisinde borç | Sizin borcunuz azalır |
Bakiye “borç” çıkıyorsa karşı taraf size borçludur. “Alacak” çıkıyorsa siz ona borçlusunuz ya da müşteri size kapora vermiş, fazla ödemiştir. Sıfırsa hesap kapanmıştır.
Örnek: araç kiralama firmasının cari hesap ekstresi
Bir araç kiralama firmasının, iki aracını aylık kiralayan kurumsal bir müşterisi olsun. Firma her ayın başında kirayı faturalıyor, müşteri parça parça havale gönderiyor. Müşterinin cari hesap ekstresi şöyle görünür:
| Tarih | Açıklama | Borç | Alacak | Bakiye |
|---|---|---|---|---|
| 2 Eylül2 aracın Eylül kirası | 2 aracın Eylül kirası | ₺36.000 | ₺36.000 B | |
| 15 EylülHavale | Havale | ₺20.000 | ₺16.000 B | |
| 30 EylülHasar bedeli, ön tampon | Hasar bedeli, ön tampon | ₺4.500 | ₺20.500 B | |
| 2 Ekim2 aracın Ekim kirası | 2 aracın Ekim kirası | ₺36.000 | ₺56.500 B | |
| 5 EkimHavale | Havale | ₺30.000 | ₺26.500 B | |
| Toplam | ₺76.500 | ₺50.000 | ₺26.500 B |
- Toplam borçKira ve hasar bedeli₺76.500
- Toplam alacakİki havale, gelen para₺50.000
- BakiyeMüşterinin hâlâ borcu₺26.500 B
Lacivert yazılan borç, turuncu gelen tahsilat, gri kalan tutar. Bakiye borç tarafında kaldığı için yanına B yazılır.
Son satırdaki “₺26.500 B”, müşterinin firmaya ₺26.500 borçlu olduğunu söylüyor. Toplam borçtan toplam alacağı çıkarırsanız aynı tutarı bulursunuz: 76.500 - 50.000 = 26.500. Bu dökümün adı cari hesap ekstresidir. Firma ekstreyi ay sonunda müşteriye gönderir, müşteri de kendi kaydıyla karşılaştırır. Faturalı çalışıyorsanız cariye KDV dâhil fatura toplamı yazılır.
Tedarikçi tarafı tersten işler. Bir berber, kozmetik toptancısından ₺8.400'lük ürün alıp vadeye bırakır ve ₺5.000'ini öderse toptancının carisinde ₺3.400 alacak bakiyesi kalır: berber toptancıya ₺3.400 borçludur.
Cari hesap nasıl tutulur?
Cari hesabı tutmak için her müşteri ve tedarikçiye ayrı kart açar, her satışı ve ödemeyi tarihiyle yazar, ayda bir ekstre gönderip bakiyeyi teyit edersiniz. Defterde de programda da adımlar aynıdır:
- Her müşteri ve tedarikçiye ayrı kart açın. Karta ad, telefon, vergi ya da T.C. kimlik numarası (faturalı çalışıyorsanız) ve varsa ödeme gününü yazın.
- Her veresiye satışı ve vadeli alışı tarihiyle yazın. Açıklamaya fatura ya da fiş numarasını ekleyin. İtiraz geldiğinde ilk bu satıra bakarsınız.
- Her ödemeyi aynı karta işleyin. Havale, nakit ya da kart fark etmez; ödeme kasaya ya da bankaya girdiği gün carisine de işleyin.
- Ayda bir ekstre gönderip bakiyeyi teyit edin. Karşı tarafın “bizde de aynı” demesine mutabakat denir. Fark çıkarsa satır satır karşılaştırın.
- Vadesi geçenleri liste hâlinde görün. Kim kaç gündür ödemiyor, toplam ne kadar bekliyor; hatırlatmayı bu listeye göre yapın.
Defter, Excel ya da cari hesap programı
Üçü de cari tutar; fark, iş büyüdükçe ne kadar zahmet çıkardıklarında. Birkaç müşteriyle çalışırken defter yeterli olabilir. Excel'de bakiye formülle hesaplanır ama dosya çoğu zaman tek bilgisayarda kalır.
| Defter | Excel | Cari hesap programı | |
|---|---|---|---|
| Bakiye | Elle hesaplanır | Formülle | Her harekette kendiliğinden |
| Ekstre gönderme | Fotoğrafı çekilir | Dosya ayrıca hazırlanır | Kartın dökümü hazır |
| Vadesi geçenler | Sayfa sayfa aranır | Filtreyle bulunur | Liste olarak görünür |
| Tahsilat ve kasa | İki ayrı yere yazılır | İki ayrı sayfaya yazılır | Tek girişle ikisine işler |
| Telefondan bakma | Yok | Dosya taşınırsa | Tarayıcıdan, her yerden |
Jet Kur panelinde cari, kasa ve satışla bağlıdır: tahsilatı bir kez girersiniz, hem kasaya hem müşterinin carisine yazılır. Cari hesap programının panelde nasıl çalıştığını, tahsilatı kendiniz girerek deneyebilirsiniz.
Küçük işletmede sık görülen cari hataları
Cari hesaptaki hataların çoğu bir hareketin yalnız bir yere yazılmasından ya da hiç teyit edilmemesinden çıkar.
- Tahsilatı kasaya yazıp cariye yazmamak. Kasa doğru görünür ama müşteri hâlâ borçlu kalır. Ay sonunda borcunu ödemiş müşteriye hatırlatma gider.
- Kaporayı ayrı bir yerde tutmak. Kapora, işin ilk ödemesidir ve aynı karta yazılmalıdır. İş yapılmadan alındıysa müşteri carisinde alacak bakiyesi olarak görünür. Dövme stüdyosu programında kapora, seans ödemeleri ve kalan tutar bu yüzden aynı müşteri kartında durur.
- Ay sonunda tek kalem yazmak. Ay içindeki ayrı satışları ay sonunda “Eylül toplamı” diye tek satıra yazmak kolaydır ama itirazda hangi gün, hangi iş olduğunu göstermez. Her faturayı ve her ödemeyi ayrı satıra yazın.
- Mutabakatı atlamak. Küçük farklar birikir, aylar sonra kaynağını bulmak zorlaşır. Düzenli alışveriş yaptığınız herkesle ayda bir bakiye teyit edin.
Cariyi en çok zorlayan kalem sektöre göre değişir. Araç kiralamada kurumsal müşterinin aylık kirası, berber ve kuaförde toptancıya vadeli borç en sık cari kalemidir.
Cari hesap hakkında sık sorulanlar
Cari hesap ekstresi nedir?
Cari hesap ekstresi, bir müşteri ya da tedarikçiyle belirli tarihler arasındaki bütün borç ve alacak hareketlerini ve bakiyeyi gösteren dökümdür. Genellikle ay sonunda karşı tarafa gönderilir.
Cari hesap mutabakatı ne demek?
Mutabakat, iki tarafın aynı tarihteki bakiyede anlaşmasıdır. Siz ekstreyi gönderirsiniz, karşı taraf kendi kaydıyla karşılaştırıp onaylar ya da farkı bildirir.
Bakiyenin yanında “B” ya da “A” yazması ne anlama gelir?
“B” borç bakiyesi, “A” alacak bakiyesidir. Müşteri carisinde borç bakiyesi müşterinin size borçlu olduğunu, tedarikçi carisinde alacak bakiyesi sizin tedarikçiye borçlu olduğunuzu gösterir. Müşteri carisinde alacak bakiyesi ise müşterinin kapora verdiğini ya da fazla ödediğini gösterir.
Cari hesap ile kasa arasındaki fark nedir?
Kasa ve banka, elinizdeki ve hesabınıza giren parayı gösterir. Cari hesap ise kişi kişi kimden ne alacağınızı, kime ne borcunuz olduğunu gösterir. Peşin satış yalnız kasaya, veresiye satış önce cariye yazılır; ödeme gelince ikisine birden işlenir.