Kasa ve gelir-gider
Gelir gider tablosu nasıl hazırlanır? Ücretsiz Excel şablonu
Kısa cevap
Gelir gider tablosu, bir dönemin gelirlerini ve giderlerini kategorilere ayırıp aradaki farkı, yani kârı ya da zararı gösteren tablodur. Satırlarda gelir ve gider kalemleri, sütunlarda aylar durur; her ayın altında toplam gelir, toplam gider ve net kâr hesaplanır.
"Bu ay ne kazandık?" sorusunun cevabı kasada değil, ayın bütün gelir ve giderinin yan yana konduğu bir tablodadır. Kasada para olması ayın kârlı geçtiğini göstermez; kira günü gelmemiş, toptancıya borç ödenmemiş olabilir.
Gelir gider tablosu nedir?
Gelir gider tablosu, bir dönemin gelirlerini ve giderlerini kategorilere ayırıp aradaki farkı, yani kârı ya da zararı gösteren tablodur. Satırlarda gelir ve gider kalemleri, sütunlarda aylar durur. Her ayın altında toplam gelir, toplam gider ve net kâr hesaplanır. Kira ya da toptancı borcu gibi henüz ödenmemiş bir gider de ait olduğu aya yazılır; yoksa kasa dolu diye kârlı sanılan ay sonradan zarar çıkar.
Muhasebecinizin hazırladığı gelir tablosu başka bir şeydir: Bilanço esasında defter tutan işletmelerin yıl sonunda hazırladığı, Tekdüzen Hesap Planı'na göre düzenlenen resmî mali tablodur. Sizin tutacağınız gelir gider tablosu işletmenin kendi takibidir; daha sadedir ve ona daha sık bakılır.
Tabloda hangi kalemler olur?
Kalem sayısını az tutun: On beşten fazla kategori hangisine yazacağınızı düşündürür ve tabloyu dağıtır. Çoğu küçük işletme için şu ayrım yeter:
| Taraf | Kategori | Sektörden örnek |
|---|---|---|
| Gelir | Hizmet satışı | Saç ve sakal, dövme seansı, günlük araç kirası |
| Gelir | Ürün satışı | Wax, şampuan, bakım kremi |
| Gider | Kira | Dükkân ya da ofis kirası |
| Gider | Personel | Maaş, prim, SGK primi |
| Gider | Malzeme | Mürekkep, iğne, tıraş bıçağı, yakıt |
| Gider | Fatura ve diğer | Elektrik, su, internet, bakım, kasko |
| Ayrı | Kapora | Dövme randevusu, araç rezervasyonu; iş yapılınca hizmet satışına geçer |
Kaporayı gelire katmayın: İş yapılana kadar müşteriye karşı bir yükümlülüktür, iptal olursa geri ödenebilir. Şablonda kapora ayrı bir tür olarak tutulur ve kâra girmez.
Örnek: bir berberin eylül tablosu
İki personelle çalışan bir berberin eylül ayı. Gelir iki kalemden, gider dört kalemden oluşuyor; yanına karşılaştırma için ağustos toplamlarını koyduk. Berberin gelir ve giderini panelde nasıl izlediğini berber ve kuaför programı sayfasında anlattık.
| Kalem | Eylül | Pay |
|---|---|---|
| Hizmet satışı | ₺180.800 | Gelirin %85'i |
| Ürün satışı | ₺31.600 | Gelirin %15'i |
| Toplam gelir | ₺212.400 | Ağustos ₺196.800 |
| Personel | ₺58.040 | Giderin %44'ü |
| Kira | ₺31.650 | Giderin %24'ü |
| Malzeme | ₺27.700 | Giderin %21'i |
| Fatura ve diğer | ₺14.510 | Giderin %11'i |
| Toplam gider | ₺131.900 | Ağustos ₺128.200 |
| Net kâr | ₺80.500 | Ağustos ₺68.600 |
Kâr marjı ağustosta %34,9 iken eylülde %37,9 oldu; net kâr ₺80.500.
- Personel%44₺58.040
- Kira%24₺31.650
- Malzeme%21₺27.700
- Fatura ve diğer%11₺14.510
Toplam gider ₺131.900; en büyük kalem %44 ile personel.
Tablo üç şey söylüyor. Gelir ağustosa göre %7,9 artmış, gider yalnız %2,9; bu yüzden kâr %17,3 artmış. Giderin neredeyse yarısı personel, yani kâr en çok personelin verimine bağlı. Ürün satışı gelirin yalnız %15'i; raftaki ürünü hizmetle birlikte önermek en ucuz büyüme yolu olabilir.
Excel'de gelir gider tablosu adım adım
Tabloyu elle doldurmak yerine iki sayfa kurun: her gelir ve giderin yazıldığı bir hareketler sayfası ve kendiliğinden hesaplanan bir aylık özet. Hareket yazdıkça özet güncellenir.
- Hareketler sayfasını açın. Sütunlar: Tarih, Açıklama, Tür (Gelir, Gider ya da Kapora), Kategori, Tutar. Tür ve kategori sütununa açılır liste koyun; aynı kalem iki farklı biçimde yazılırsa toplam bölünür.
- Ay sütunu ekleyin. F sütununa tarihin ayını yazan formül:
=AY(A6). Ay ay toplamak için gerekir. - Aylık özeti kurun. Satırlara kategorileri, sütunlara ayları yazın. Her hücre o ayın o kategorisini toplar.
- Toplam ve net kârı ekleyin. Gelir kategorilerinin altına toplam gelir, gider kategorilerinin altına toplam gider, en alta ikisinin farkı.
Özetteki her hücrenin formülü aynı kalıptadır. Eylül sütununda kira giderinin hücresi (kira, özette 12. satırda):
=ÇOKETOPLA(Hareketler!$E$6:$E$205;Hareketler!$C$6:$C$205;"Gider";Hareketler!$D$6:$D$205;$A12;Hareketler!$F$6:$F$205;9)Formül Türkçe Excel içindir; İngilizce Excel'de adı SUMIFS'tır. Ayıracı Excel'in dili değil Windows'un bölge ayarı belirler: Türkiye ayarında noktalı virgül, İngilizce ayarda virgül. İndireceğiniz şablonda formüller hazır, Excel dosyayı açtığınız dilde gösterir.
Hareketler sayfası ve on iki aylık özet; gelir, gider ve net kâr formülle hesaplanır, kapora ayrı tutulur, eylül örneği yazılı. Excel dosyası, 13 KB.
Şablonu indirinTablo yerine program
Excel tablosu, hareketleri düzenli yazdığınız sürece doğru çalışır. Zorluk, satışı bir yere, kasayı başka yere, tabloyu üçüncü yere yazmaktır. Bir gelir gider programı satışı ve gideri girildiği anda hem kasaya hem aylık rapora işler; ay sonunda tablo zaten hazırdır. Günlük tarafı kasa defteri yazısında anlattık.
Gelir gider tablosu hakkında sık sorulanlar
Gelir gider tablosu ile gelir tablosu aynı şey mi?
Hayır. Gelir tablosu, bilanço esasında defter tutan işletmelerin dönem sonunda hazırladığı resmî mali tablodur ve onu muhasebeciniz düzenler. Gelir gider tablosu ise işletmenin kendi takibi için tuttuğu, ay ay gelir, gider ve kârı gösteren sade tablodur.
Gelir gider tablosu ne sıklıkla güncellenmeli?
Hareketler her gün ya da en geç haftada bir yazılmalı; ay sonunu beklerseniz küçük giderler unutulur. Özet sayfası formülle hesaplandığı için ayrıca güncellemeniz gerekmez.
Kapora gelir olarak mı yazılır?
Hayır. Kapora alındığı gün kasaya girer ama iş yapılana kadar müşteriye karşı bir yükümlülüktür; kendi tablonuzda ayrı tutun, iş yapılınca hizmet satışına geçirin. Resmî kayıtta nasıl gösterileceğine muhasebeciniz karar verir.
Tutarlar KDV dâhil mi yazılmalı?
Kendi takibinizde tahsil ettiğiniz ve ödediğiniz tutarı yazmak en kolayıdır. KDV'yi ayrı bir sütunda tutarsanız ay sonunda muhasebecinizin rakamlarıyla karşılaştırmak kolaylaşır.