Stok
Excel'de stok takibi: giriş, çıkış ve kalan stok formülleri
Kısa cevap
Excel'de stok takibi için iki sayfa yeter: ürün listesi ve hareketler. Hareketler sayfasına her giriş ve çıkış tarih, ürün kodu ve miktarla yazılır; ürün listesindeki kalan stok, açılış stoğuna girişler eklenip çıkışlar düşülerek ÇOKETOPLA formülüyle hesaplanır. Kritik seviyeye inen ürün EĞER formülüyle işaretlenir.
Excel'de stok takibinin en sık hatası, her ürüne bir satır açıp miktarı elle değiştirmektir. Satır güncellenir ama neden değiştiği kaybolur; sayımda fark çıktığında bakacak bir iz kalmaz. Doğrusu, miktarı hiç elle yazmamak, hareketlerden hesaplatmaktır.
Excel'de stok takibi için neden iki sayfa gerekir?
Ürünler sayfası neyin elinizde olduğunu, hareketler sayfası neyin neden değiştiğini tutar. Kalan stok ürünler sayfasında formülle bulunur: Açılış stoğuna hareketlerdeki girişler eklenir, çıkışlar düşülür. Böylece her rakamın arkasında tarihli bir satır olur.
Ürünler sayfasında hangi sütunlar olur?
| Sütun | Ne yazılır | Kim doldurur |
|---|---|---|
| Kod | U01, M01 gibi kısa ve tekil bir kod | Siz |
| Ürün ve birim | Mat wax, adet; siyah mürekkep, şişe | Siz |
| Kritik seviye | Bu sayıya inince sipariş verilir | Siz |
| Açılış stoğu | Takibe başladığınız gün saydığınız miktar | Siz, bir kez |
| Giriş ve çıkış | Hareketler sayfasından toplanır | Formül |
| Kalan ve durum | Kalan miktar ve "Sipariş verin" uyarısı | Formül |
Hareketler sayfası
Her satır bir hareket: tarih, ürün kodu, hareketin türü (Giriş ya da Çıkış), miktar ve açıklama. Tedarikçiden gelen mal giriştir; satılan ürün de, işte kullanılan malzeme de çıkıştır. Ürün adını yeniden yazmayın, koddan gelsin; adı iki farklı biçimde yazılan ürünün toplamı bölünür.
Kalan stok ve uyarı formülleri
Ürünler sayfasında 6. satırdaki ürünün giriş toplamı (F6), hareketlerde o koda ait "Giriş" satırlarının miktarlarını toplar:
=ÇOKETOPLA(Hareketler!$E$6:$E$205;Hareketler!$B$6:$B$205;A6;Hareketler!$D$6:$D$205;"Giriş")Çıkış (G6) aynı formüldür, son ölçüt "Çıkış" olur. Kalan stok formülü açılışa girişi ekler, çıkışı düşer; durum sütunu da kalanı kritik seviyeyle karşılaştırır:
H6: =E6+F6-G6
I6: =EĞER(H6<=0;"Tükendi";EĞER(H6<=D6;"Sipariş verin";"Yeterli"))Hareketler sayfasında ürün adı koddan gelir; kod listede yoksa uyarı yazar:
=EĞERHATA(İNDİS(Ürünler!$B$6:$B$65;KAÇINCI(B6;Ürünler!$A$6:$A$65;0));"Kod listede yok")Formüller Türkçe Excel içindir. İngilizce Excel'de SUMIFS, IF, IFERROR, INDEX ve MATCH adlarıyla yazılır; ayıracı Windows'un bölge ayarı belirler (Türkiye ayarında noktalı virgül). Şablonu açtığınızda Excel kendi dilinde ve ayarında gösterir.
Örnek: bir berberin rafı
Bir berber 1 Ekim'de toptancıdan ürün alıyor; 9 Ekim'de 5 paket tıraş bıçağı alıp günün satışlarını ve kullanımını çıkış olarak yazıyor. Panelde bu işi berber ve kuaför programının stok ekranı yapar. Kritik seviyesi 2 olan şampuan 2 adede inince durum "Sipariş verin" oluyor:
| Ürün | Açılış | Giriş | Çıkış | Kalan | Durum |
|---|---|---|---|---|---|
| Mat wax | 2 | 6 | 3 | 5 | Yeterli |
| Şampuan 400 ml | 0 | 4 | 2 | 2 | Sipariş verin |
| Sakal yağı | 4 | 4 | 1 | 7 | Yeterli |
| Tıraş bıçağı | 2 | 5 | 1 | 6 | Yeterli |
- Mat wax5 adet
- Şampuan 400 mlKritik seviye 2: sipariş verin2 adet
- Sakal yağı7 adet
- Tıraş bıçağı6 paket
Kırmızı çubuk kritik seviyeye inen ürünü gösterir.
Kritik seviyeyi tahminle değil hesapla koyun: Ürün tedarikçiden kaç günde geliyorsa kritik seviye en az o kadar günde sattığınız miktardır. Günde bir adet satılan ve üç günde gelen ürün için kritik seviye en az üçtür.
Ürünler ve hareketler sayfası; kalan stok, durum ve ürün adı formüllü, giriş ve çıkış açılır listeli, örnek raf yazılı. Excel dosyası, 16 KB.
Şablonu indirinExcel'in sınırı nerede başlar?
Excel stok tablosu, hareketleri düzenli yazdığınız sürece doğru çalışır. Zorlandığı yer satışın üç ayrı yere yazılmasıdır: satış kasaya, ürün stok hareketine, ürün primi personelin hesabına. Biri unutulunca rakamlar raftakinden kopar. Bir stok takip programı satışı bir kez girdiğinizde stoğu düşer, tutarı kasaya yazar ve ürün kritik seviyeye inince uyarır. Satışın kasaya etkisini kasa defteri yazısında anlattık.
Excel'de stok takibi hakkında sık sorulanlar
Excel'de stok takibi için makro gerekir mi?
Gerekmez. Ürünler ve hareketler sayfasıyla, ÇOKETOPLA ve EĞER formülleriyle kalan stok ve uyarı hesaplanır. Makrosuz dosya her bilgisayarda ve telefondaki Excel'de açılır.
Satılan ürün Excel'de stoktan kendiliğinden düşer mi?
Satışı hareketler sayfasına çıkış olarak yazdığınızda düşer; satışı yalnız kasaya yazarsanız düşmez. Satış ile stok hareketini tek girişte birleştirmek için stok takip programı gerekir.
Barkod okuyucu Excel'le çalışır mı?
Çoğu barkod okuyucu bilgisayara klavye gibi bağlanır ve okuduğu kodu seçili hücreye yazar. Ürün kodu olarak barkodu kullanırsanız hareketler sayfasına kodu okutarak girebilirsiniz.
Stok sayımında fark çıkarsa ne yapılır?
Önce o ürünün hareketlerine bakın: Yazılmayan bir satış, iki kez yazılan bir giriş ya da yanlış kod çoğu farkı açıklar. Sebebi bulamazsanız farkı "Sayım farkı" açıklamasıyla bir giriş ya da çıkış satırı olarak yazın; kalan stok sayılanla eşitlenir.