Rent a car nasıl açılır? Belgeler, araçlar ve ilk ay.

Rent a car açmanın kâğıt tarafı düşündüğünüzden kısadır; asıl iş araçları, sigortayı ve kiralama düzenini baştan doğru kurmaktır. Aşağıda kuruluşta gereken belgeleri, sık sorulan yetki belgesi meselesini ve ilk ayın kayıt düzenini sırayla anlatıyoruz.

Bu yazı genel bilgi verir; hukuki ya da mali danışmanlık değildir. Kuruluş adımlarını muhasebecinizle, ruhsat şartlarını belediyenizle teyit edin.

İşletmeyi kurmak: şahıs işletmesi mi, şirket mi?

Önce vergi kaydı açılır. Şahıs işletmesi daha az masrafla kurulur; limited şirket kurumsal müşteriye kiralamada ve ortaklı işte daha çok tercih edilir. Hangisinin size uyduğunu kira gelirinizin beklenen büyüklüğüne göre muhasebecinizle seçin.

Faaliyet kodu olarak NACE 77.11 grubundaki, otomobil ve hafif motorlu kara taşıtlarının sürücüsüz kiralanmasını kapsayan kod kullanılır. Kodu vergi dairesi ve oda kayıtlarında aynı tutmak sonradan çıkabilecek yazışmaları önler; doğru alt kodu muhasebecinizle seçin.

Rent a car için hangi belgeler gerekir?

1. Vergi kaydı ve vergi levhası: işletmenin adresi ve faaliyet koduyla vergi dairesinden.
2. Ticaret sicili ve oda kaydı: şirketlerde ticaret siciline tescil, şahıs işletmesinde faaliyetinize göre ticaret odası ya da esnaf odası kaydı.
3. İş yeri açma ve çalışma ruhsatı: ofisin bulunduğu belediyeden. Belediye yerinde inceleme yapabilir; istenen belgeleri başvurmadan önce sorun.
4. KABİS kaydı: Emniyet Genel Müdürlüğünün Kiralık Araç Bildirim Sistemi'ne kayıt. Kiralanan aracın ve kiracının bilgisi bu sisteme bildirilir; 2015'ten beri araç kiralama işletmelerinden isteniyor.
5. Araçların ruhsatı ve sigortası: Araçlar işletme adına ya da işletmeye kullanım hakkı veren bir sözleşmeyle temin edilir; zorunlu trafik sigortası her araçta olmalıdır.

Rent a car için yetki belgesi gerekir mi?

Sürücüsüz araç kiralama için Karayolu Taşıma Yönetmeliği'nde ayrı bir yetki belgesi türü yoktur. Yönetmelik (8 Ocak 2018 tarihli, 30295 sayılı Resmî Gazete) yük ve yolcu taşımacılığı yapanlara yetki belgesi şartı koyar; aracı sürücüsüz kiraya vermek taşımacılık sayılmaz.

Aracı şoförüyle birlikte veriyorsanız iş değişir: Bu ticari yolcu taşımacılığıdır ve yönetmelikteki B ya da D türü yetki belgelerinden birini gerektirir (yurt içi tarifesiz taşımada D2 gibi). Bu belgelere otomobil kaydetmek için aracın özmal olması, motor hacmi ve yaş gibi şartlar vardır (madde 24). Şoförlü hizmet düşünüyorsanız Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığının bölge müdürlüğüne danışın.

Ofis büyüklüğü ve araç sayısı şartı var mı?

İnternette sık geçen "en az 80 metrekare ofis" ya da "en az 3 araç" şartlarını sürücüsüz kiralamayla ilgili mevzuatta bulamadık. Bu tür şartlar çoğunlukla kamu kurumlarının araç kiralama ihalelerinin şartnamelerinde, bazen de kurumsal müşterilerin tedarikçi listelerinde istenir. Belediyeniz ruhsatta iş yerine ilişkin ek koşul arayabilir; başvurudan önce sorun.

Araçlar: sigorta, kasko ve belge tarihleri

• Zorunlu trafik sigortası: Her motorlu araç için kanunen gereklidir. Sigortacıya aracın kiralık olarak kullanılacağını söyleyin; kullanım şekli primi etkiler.
• Kasko: Kanunen zorunlu değildir ama kiralamada hasar riskine karşı en güçlü güvencedir. Kiralık araca uygun poliçe alın; bireysel poliçe kiralık kullanımı kapsamayabilir.
• Muayene ve belge tarihleri: Muayene, sigorta ve kasko bitiş tarihleri araç sayısı arttıkça kaçar. Her araç için bu tarihleri tek listede tutun, bitmeden önce size hatırlatma gelsin.
• Teslim ve dönüş tutanağı: Kilometre, yakıt ve hasar durumu teslimde ve dönüşte fotoğrafla birlikte yazılır. İtirazda elinizdeki tek kanıttır.

Kiralama sırasında nelere dikkat edilir?

Her kiralamada yazılı bir sözleşme yapılır; kiracının kimliği ve ehliyeti kontrol edilip kaydedilir, kiralama KABİS'e bildirilir. Depozito ya da kartta provizyon, hasar ve trafik cezası gibi kira bittikten sonra çıkabilecek tutarlar için güvencedir. Kimlik ve ehliyet bilgisi kişisel veridir; Kimlik Bildirme Kanunu gereği işlendiği için açık rıza gerekmez ama kiracıya bir aydınlatma metniyle bildirilmelidir.

Kurumsal müşteriye aylık kiralamada tahsilat çoğu zaman ay sonunda ve parça parça gelir. Bu alacakları müşteri carisinde tutmak, kimin ne kadar borçlu olduğunu her an gösterir; nasıl tutulduğunu cari hesap nedir yazısında örnek ekstreyle anlattık.

İlk ay: kayıt düzenini baştan kurun

Rent a car'da para üç yerde kaybolur: boş bekleyen araç, unutulan belge tarihi ve tahsil edilmeyen kapora ya da hasar bedeli. İlk aydan itibaren şunları tek yerde tutun:

Bunları defterde ya da Excel'de başlatabilirsiniz. Araç sayısı arttığında hepsini bir arada tutan bir araç kiralama programı rezervasyonu, kaporayı ve belge tarihlerini birbirine bağlar. Aracın kendi gelir ve giderini ayrı tutmak için gelir gider tablosu yazısındaki şablonu araç bazında kategorilerle de kullanabilirsiniz.

Rent a car açmak hakkında sık sorulanlar

Rent a car açmak için yetki belgesi şart mı?

Sürücüsüz araç kiralama için Karayolu Taşıma Yönetmeliği'nde ayrı bir yetki belgesi türü yoktur. Aracı şoförüyle birlikte vermek ticari yolcu taşımacılığıdır ve B ya da D türü bir yetki belgesi gerektirir; ayrıntısını Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığının bölge müdürlüğüne sorun.

Rent a car için kaç araç gerekir?

Sürücüsüz kiralamayla ilgili mevzuatta asgari araç sayısı şartı bulamadık. Kamu kurumlarına kiralama ihalelerinde ve bazı kurumsal müşterilerde şartnameye göre asgari araç sayısı istenebilir.

KABİS nedir?

KABİS, Emniyet Genel Müdürlüğünün Kiralık Araç Bildirim Sistemi'dir. Araç kiralama işletmeleri kiralanan aracın ve kiracının bilgisini bu sisteme bildirir; yükümlülük 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu'na 2015'te eklenen hükümden gelir.

Rent a car araçları için kasko zorunlu mu?

Kanunen zorunlu olan trafik sigortasıdır; kasko zorunlu değildir. Kiralamada hasar riski yüksek olduğu için kiralık kullanıma uygun bir kasko poliçesi yaptırmak işletmeyi korur.